Boletín Informativo: Marzo 2005

Noticias

La consultoría para la implantación de la LOPD en alza

La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal establece las normas a cumplir de forma obligatoria por todas aquellas empresas que en el desarrollo de sus actividades profesionales trabajen con información personal sensible.
Como en cualquiera de estos análisis, el objetivo es la perfecta alineación de sus recursos tecnológicos con sus procesos de negocio.

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Sistema de Gestión Empresarial en la distribución de maquinaria

solusoft ha implantado el Sistema NEXUS en R.G.H. COFER, una reconocida empresa dedicada a la distribución de herramientas y maquinaria para las empresas, con cobertura nacional y delegaciones en Madrid y Valencia.

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Informes

Una hoja de cálculo no es un ERP

La necesidad evidente, y urgente a veces, de recurrir a las T.I. para mejorar la competitividad de la Empresa hace que salga a menudo el carácter español de supervivencia, para buscar soluciones… “como podamos”. Pero esa actuación lleva tradicionalmente a manejar infinidad de elementos aislados, como hojas de cálculo, que generan información redundante en la empresa y procesos mal coordinados. A veces, sólo la persona que los creó conoce su significado. La filosofía ERP es la mejor solución a estos problemas.

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Boletín Informativo: Marzo 2005 - NOTICIAS

La consultoría para la implantación de la LOPD en alza

En varios boletines se ha tratado ya (ver informe de abril del 2003) el tema de la necesaria implantación de las normas marcadas por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.

>Es muy habitual trabajar hoy en día con este tipo de datos, y parece que las empresas e instituciones van dándose cuenta de que también están obligadas a adecuar sus actuales procedimientos a la legislación vigente. La simple información que una empresa posee sobre sus empleados para poder generar sus nóminas, puede contener ya datos cuya publicidad desde luego ha de ser controlada. O la información contenida en una simple bolsa de clientes, en función de la actividad de la organización, puede ser igualmente sensible.
Ahora bien, no todos los datos personales que manejamos necesitan el mismo nivel de seguridad. Efectivamente no es lo mismo tener únicamente el nombre, dirección y teléfono de un empleado, que tener además datos relacionados con su salud y economía.
Solusoft ha realizado varias consultorías para ayudar a organizaciones de distinta índole a cumplir con lo establecido en dicha ley, realizando un exhaustivo análisis de los datos especialmente sensibles que fuesen manipulados o recogidos en sus procesos de funcionamiento. Con esta información, se procede a realizar la elaboración de la documentación exigida por la Agencia Española de Protección de Datos, junto con las correspondientes declaraciones de los ficheros continentes de tales datos. En ocasiones incluso los sistemas informáticos han de cumplir con unas necesarias restricciones que garanticen la inviolabilidad de la información.
El cumplimiento de las empresas con lo recogido en la actual normativa es de suma importancia, porque sólo estableciendo las medidas pertinentes podrán garantizar la confidencialidad y seguridad adecuada a los datos más sensibles, eliminando los posibles agujeros de seguridad en esta materia.

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Boletín Informativo: Marzo 2005 - NOTICIAS

Sistema de Gestión Empresarial en la distribución de maquinaria

Solusoft ha implantado para R.G.H. COFER el sistema de gestión empresarial NEXUS, migrándose completamente la información desde el sistema EURO 2000, del mismo desarrollador: SIE.

COFER tenía la necesidad de llevar un control exhaustivo de su stock. El objetivo principal era poder ofrecer en todo momento a sus clientes una información real sobre disponibilidad de material real, garantizando así el suministro de los pedidos recibidos.
NEXUS cumple en su totalidad con todos los requisitos de funcionalidad exigibles por parte del cliente, lo que, unido al hecho de tratarse de una migración desde un sistema del mismo fabricante, redujo enormemente el tiempo de puesta en marcha, que se realizó en un tiempo record de dos días.
El sistema permite a cualquiera de sus usuarios, previa autorización a través de los permisos de acceso correspondientes, disponer de la información necesaria en cada momento.
El cliente obtiene con esta solución un sistema de información adaptado a sus necesidades, totalmente integrado en un solo sistema, y con enormes posibilidades de crecimiento, según vayan evolucionando también sus necesidades o expectativas.

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Boletín Informativo: Marzo 2005 - INFORME

Una Hoja de Cálculo no es un ERP

Hoy en día las organizaciones se enfrentan a nuevos mercados, nuevos competidores y al incremento de las expectativas de los clientes. Esto hace que, para que puedan competir, se vean obligadas a: disminuir los costes de sus productos, acortar los tiempos de fabricación, reducir el stock al mínimo, ampliar el catálogo de productos a ofertar, proporcionar al cliente un producto de una calidad adecuada en un tiempo lo más corto posible, y a coordinar eficientemente la demanda global con la producción y los suministros.

La aplicación de las nuevas tecnologías para conseguir esos objetivos, y en especial las de la Información, ha establecido un nuevo marco de actuación para las empresas que está caracterizado por cuatro fuerzas que afectan a la competitividad de la misma:

  • Globalización del mercado: es un arma de doble filo ya que el aumento del radio de acción de la empresa introduce nuevos clientes, pero también a la vez nuevos competidores.
  • Satisfacción del cliente: el aumento en el nivel de exigencia de éstos, obliga a ofrecer un valor añadido, suministrar los productos en los plazos requeridos, etc. Esto exige un control exhaustivo de las operaciones y de sus costes.
  • Desarrollo tecnológico: supone un enorme incremento de oportunidades para el desarrollo de la empresa. Las compañías deben ser capaces de obtener las máximas posibilidades de las tecnologías avanzadas para conseguir el nivel de rendimiento deseado.
  • Normativas legales: imponen restricciones y procesos a llevar a cabo dentro del flujo de trabajo habitual de la empresa. Dado que no es una tarea propiamente productiva, debe minimizarse su impacto en el rendimiento de la compañía.

La necesidad de la integración de la Empresa
Pero la tecnología debe estar perfectamente integrada en la Organización, y contribuir a integrar los diferentes procesos que se desarrollan en la misma. La integración de una empresa se define como la colaboración (junto con los procesos, métodos y recursos que la posibilitan) existente entre los departamentos de la misma para satisfacer las demandas del entorno.

Las principales ventajas que ofrece para la empresa una organización integrada son:

  • Mejorar el rendimiento de los complejos procesos de negocio mediante la coordinación de todos sus elementos.
  • Soportar el trabajo en equipo.
  • Introducir la función de calidad lo más pronto posible en el ciclo de vida del producto.
  • Desarrollar soluciones tecnológicas modulares y capaces de operar conjuntamente para mejorar el rendimiento de la empresa.
  • Coordinar la interactuación entre la organización, los individuos y los sistemas.
  • Facilitar la flexibilidad organizacional.
  • Facilitar la flexibilidad operacional.
  • Facilitar la flexibilidad producto.
  • Facilitar la flexibilidad de fabricación.

El primer paso en la integración de la empresa es identificar e implementar el mecanismo que permitirá alinear los diferentes objetivos puntuales (departamentales, funcionales, etc.) con la estrategia de la empresa. En este sentido, la información es considerada el soporte adecuado para la coordinación y cooperación entre los diferentes elementos de la misma.
La integración de la empresa mediante la información se produce cuando la totalidad de los elementos de ésta interactúan intercambiando información. Información que, a su vez, debe estar disponible en el momento y el lugar adecuados, y en el formato correcto, y que sólo así puede ser usada como ayuda a las decisiones que se deban tomar para mejorar el rendimiento de la empresa, y evaluar posteriormente todas las consecuencias de dichas decisiones.

La empresa antes del ERP
Aunque actualmente no se puede, o mejor dicho, no debería poderse entender la introducción de tecnología en la empresa sin que exista un alineamiento entre los planes de Sistemas y Tecnologías de la Información con el plan estratégico de la empresa, no siempre es ni ha sido así.

Esta es la evolución histórica típica de la planificación de los Sistemas y Tecnologías de la Información en una empresa:

  • Fase 1: Introducción de la informática en la organización: se introduce la Informática con el objetivo de disminuir los costes del proceso de información, limitándose a satisfacer las necesidades de mecanización de los procesos administrativos. En este escenario no existe ningún tipo de planificación común ni conexión entre los objetivos de la compañía y los planes de los sistemas de información.
    Aunque siguen existiendo empresas españolas que se encuentran en esta fase, afortunadamente es algo que tiende a desaparecer vertiginosamente, debido, principalmente, al desarrollo tecnológico actual. Lo que sí pueden encontrarse son “restos” de esta fase. Y se encuentran a miles: información de referencia o incluso de transacciones que se encuentra recogida en hojas de cálculo, documentos de texto, etc., que los usuarios o departamentos, de forma unilateral, deciden mantener y manejar. El conocimiento de la información manejada en estas “miniaplicaciones” y su manejo en sí, son conocidos exclusivamente por los individuos en cuestión. Esto genera severos problemas, debido a que, normalmente, suele tratarse además de información de alto valor para la empresa y el hecho de que se maneje de esta forma convierte al individuo en imprescindible.
  • Fase 2: Expansión anárquica de las aplicaciones: superada la fase anterior, y animados por las ventajas de la introducción de la informática, se plantea el uso de aplicaciones más complejas, siempre por petición directa de los usuarios implicados y sin que exista una visión global de las necesidades ni de los objetivos de la compañía. El Sistema de Información pasa a estar compuesto por multitud de aplicaciones independientes que presentan una severa disfuncionalidad tanto desde el punto de vista técnico como organizacional.
    Como evolución directa de la fase 1, los propios usuarios, son los que se percatan de la posibilidad de comenzar a automatizar tareas tediosas y repetitivas. Si se habla de empresas españolas, normalmente manejando los recursos tecnológicos que se adquirieron en la fase anterior, tradicionalmente hojas de cálculo, editores de texto, etc., usuarios avezados comienzan a realizar tratamientos más complejos de la información y a decidir qué procesos son susceptibles de ser automatizados. Así, aparecen hojas para el manejo de pedidos, contabilizar pedidos semanales, realizar anotaciones presupuestarias y de facturación, etc. Es en esta fase donde más se pone de manifiesto el carácter español que se comentaba en la cabecera de este informe.
  • Fase 3: Coordinación entre Sistemas de Información y objetivos de la empresa: tras el caos generado en la fase anterior, la dirección de la compañía asume el control de la toma de decisiones en cuanto al plan de sistemas de información se refiere, fijando presupuestos y seleccionando las aplicaciones a implantar. Este sistema asegura el establecimiento de planes sistemáticos de definición de necesidades de información coherentes con los objetivos estratégicos de la compañía.
    En este punto no se ha eliminado el hecho de que el Sistema de Información está compuesto por multitud de aplicaciones independientes, simplemente se ha centralizado la decisión de qué aplicaciones deben desarrollarse, por lo que siguen presentándose los problemas derivados de la utilización de un Sistema de Información de este tipo.
    Se trata de la evolución natural desde la fase anterior, las Tecnologías de la Información han cogido peso en la empresa y la dirección quiere empezar a controlarla.
    Algo que suele ocurrir en esta fase es el hecho de que la empresa comienza a plantearse la necesidad de colaborar con una consultora en Tecnologías de la Información que proporcione soluciones que satisfagan necesidades puntuales que se consideran de máxima prioridad. El carácter de PyME de la mayoría de las empresas españolas acentúa las repercusiones y el alcance de esta fase.
  • Fase 4: Interdependencia entre la estrategia de la compañía y la de los Sistemas y Tecnologías de la Información: en este punto la empresa ha asumido la importancia y valor de los Sistemas y Tecnologías de la Información por completo. Sin embargo, no es capaz de explotar todas sus posibilidades, debido principalmente a que los Sistemas de Información son diseñados para satisfacer necesidades de departamentos individuales. Además, se limitan a automatizar la organización y las formas de trabajo existentes, y en su implantación no se considera una visión global de la estrategia de negocio de la empresa.
    En este escenario, con el apoyo de la empresa consultora en TI, el Sistema de Información ha degenerado en aplicaciones aisladas, aún más complejas, que satisfacen las necesidades de departamentos completos. Sin embargo, estos departamentos siguen funcionando como si fuesen unidades independientes que llegan incluso a mantener una rivalidad entre ellos, con todos los problemas que ello conlleva.
    Por poner un ejemplo, el departamento comercial dispone de su propia base de datos de artículos que no coincide con la base de datos de artículos existente en el departamento de producción o de suministro de repuestos, con lo que acabar sirviendo un pedido se convierte en una descomunal pérdida de tiempo.

Sólo se evitarán estos problemas cuando se integren las posibilidades de los sistemas y tecnologías de la información con la estrategia de la empresa, lo que fuerza a apoyarse en la utilización de un Sistema de Información Integrado, y es aquí donde entra en juego un ERP. Los ERPs dan una ventaja competitiva al unir islas de información hasta el momento aisladas, e integrarlas en dominios operacionales.

El software ERP
Un objetivo primordial para cualquier empresa es crear una infraestructura global de la información que permita la cooperación entre los subsistemas de la empresa y los elementos externos a ella. Ésta debe estar concentrada en la flexibilidad y la eficiencia del funcionamiento, que permita el proceso eficiente de la información. Así es como surge el concepto de Sistema de Información Integrado, y un software ERP (Planificación de Recursos Empresariales) no es más que un software que permite la implantación de dicha filosofía en una empresa, es decir, recoge todos los procesos definidos en una empresa que funciona de forma integrada.
Esto implica que antes de saltar desde la fase 4 comentada en el apartado anterior, la implantación de un ERP debe verse como el momento idóneo para plantear formas de trabajo más eficientes, y no debe abordarse pensando solamente en la automatización de las actividades existentes. Además, se deben alinear los procesos de la empresa y la funcionalidad proporcionada por el ERP, de esta forma, se trata de estudiar no sólo cómo debe satisfacer el sistema las necesidades existentes, si no estudiar también el sistema para determinar qué procesos pueden depurarse o incorporarse aprovechando la funcionalidad proporcionada por el ERP.

Los motivos que pueden llevar a una empresa a utilizar un ERP como herramienta y soporte para su integración pueden ser de dos tipos:

  • Tecnológicos: reemplazar sistemas heterogéneos, viejos u obsoletos; mejorar la calidad y visibilidad de la información; integrar los procesos de negocio y los sistemas; disponer de un sistema capaz de soportar el crecimiento de la empresa.
  • Operacionales: mejorar el funcionamiento de las líneas de negocio de la empresa; reducir las estructuras que generan un alto coste; mejorar la respuesta al cliente; simplificar procesos de negocio complejos y poco efectivos; soportar nuevas estrategias de negocio; estandarizar los procesos de negocio de la empresa.

Y las ventajas de su utilización se dividen a su vez dos categorías:

  • Estratégicas: mejora de los procesos y de la integración, más información, mejora de las respuestas al cliente, reducción de costes e incremento de la productividad y mejor infraestructura de tecnologías de la información.
  • Económicas: mejora de la gestión económica, reducción de costes en Tecnologías de la Información, reducción del inventario, mejora de la gestión de suministros y una gestión de pedidos más efectiva.

Definición y estructura de un ERP
Un ERP es una aplicación modular o un conjunto de aplicaciones que proporcionan una integración total de todo el flujo de información de la empresa: finanzas, contabilidad, recursos humanos, cadena de suministros, producción, ventas, calidad y, en general, cualquier actividad empresarial. Esta integración es aprovechada, básicamente, para automatizar tareas y analizar datos.
Resumiendo, un software ERP automatiza las diferentes funciones de la empresa. En la terminología ERP estas funciones se denominan módulos. No todos los ERPs incluyen los mismos módulos y además, diferentes fabricantes llaman al mismo módulo con diferente nombre. La siguiente figura muestra la organización de los módulos típicos que componen un ERP.

Implantación por etapas
Con este último método existe la posibilidad de plantear la implantación como una implantación básica y un mapa de implantaciones evolutivas:

  • Módulo de finanzas: módulos para la contabilidad y el establecimiento de procesos para que las facturas sean pagadas a tiempo.
  • Módulo de recursos humanos: módulos para gestionar las tareas relativas a la administración de personal.
  • Modulo de fabricación y logística: grupo de aplicaciones o módulos para la planificación de la producción, la recepción de pedidos, envío de productos al cliente, el ciclo comercial, en general, etc.
  • Módulo de relaciones externas: grupo de aplicaciones o módulos centrados en proporcionar funcionalidades relacionadas con las comunicaciones de la empresa con otras empresas, clientes o proveedores, o con otros subsistemas de información.
  • Módulo de explotación de la información: dado que se trata de un sistema integrado, todos los datos contenidos en el mismo son susceptibles de ser consultados para su explotación.

Sin embargo, no se pueden perder de vista dos detalles en cuanto la adaptación de estos sistemas al funcionamiento de una empresa. El primero de ellos consiste en que, si bien es cierto que los ERPs han sido diseñados para gestionar una empresa en su totalidad, algunas organizaciones no ven cubiertas todas sus necesidades con estos sistemas. Existen peculiaridades en los procesos de algunas compañías, o procesos muy especializados, que no tienen cabida en un ERP estándar. Así, ocurre que las empresas implantan varios tipos de software para satisfacer dichas necesidades: sistemas de gestión de recursos humanos, software de gestión de impuestos, herramientas de diseño gráfico e ingeniería, sistemas de control y adquisición de datos, etc. Si todos estos sistemas se encuentran integrados con el ERP implantado en la compañía, ésta estará explotando lo que se denomina un ERP híbrido. El segundo, apoyándose en la propia definición de ERP, es que éstos están capacitados para incorporar módulos adicionales para cubrir necesidades de las empresas y, dado el estado en el que se encuentran hoy las Tecnologías de la Información, resulta que prácticamente no hay necesidad que no se pueda satisfacer y, además, la aparición constante de nuevas tecnologías desemboca en la aparición de nuevas necesidades. En este escenario la descomposición en módulos antes presentada sólo tiene sentido como esqueleto que debe estar presente en un ERP.

En cuanto a las características que debe reunir todo ERP, se pueden citar:

  • Global: debe poder soportar todos los procesos presentes en la empresa, permitiendo explotar toda la información en él contenida.
  • Escalable y parametrizable: debe poder extenderse y adaptarse a nuevos procesos que aparezcan en la empresa.
  • Modular: permitirá abordar diferentes procesos por partes, sin perder la visión global de la empresa.
  • Permitir un soporte para la toma de decisiones.
  • Integración: debe soportar la integración de los procesos de la propia empresa.
  • Niveles de abstracción: el sistema debe soportar la planificación y la toma de decisiones a escala estratégica, táctica y operacional.

Sergio Alcalde Rodríguez
Director de la Unidad de T.I. para Producción

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Boletín Informativo: Marzo 2005 - TE INTERESA

Telefónica volverá a duplicar el canal en sus ADSLs

Telefónica ha solicitado a la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones, CMT, autorización para poder proceder a la duplicación de velocidad en sus productos ADSL manteniendo los mismos precios para los usuarios, a lo que se espera la misma respuesta positiva que se le diera el año pasado cuando realizó ya la misma oferta técnico-comercial.

De ser así, la operadora podría comenzar a realizar la nueva duplicación de velocidad de sus líneas a finales del mes de abril, aunque los plazos vendrán dados más bien por las medidas de protección de la competencia que imponga el organismo regulador. Dejaría la velocidad mínima de bajada de datos en sus productos en 1 Mb.
Además, Telefónica pretende comenzar a utilizar en breve la tecnología ADSL2+, que facilitaría el aumento de esa velocidad, especialmente en los productos dirigidos a empresas, y ha recibido ya autorización de la CMT para comercializar un nuevo producto ADSL 24 horas basado en una limitación del volumen de datos descargados por el usuario en un mes para reducir el precio repercutido por el producto.

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Boletín Informativo: Marzo 2005 - TE INTERESA

El gobierno financiará ordenadores a las familias

Hasta 1000 euros de préstamo a interés cero, y a devolver en 36 meses, podrán solicitar las familias con hijos que cursen estudios de educación primaria, secundaria o universitaria para la compra de un ordenador portátil con conectividad de banda ancha y lector de tarjeta criptográfica para firma electrónica, acompañado de formación en el uso de las tecnologías de la información.

Con un equipamiento informático de estas características, que creemos algo elevadas para unos objetivos iniciales, se pretende contribuir a potenciar la Sociedad de la Información a todos los niveles, haciendo que los estudiantes que cuenten ya con tecnologías en sus colegios puedan continuar utilizándolas en sus casas.
Los créditos serán concedidos por entidades que puedan incluir esta financiación entre sus líneas de actuación, pudiendo ser devueltos por las familias en 36 meses. Por su parte, el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo transferirá la dotación presupuestaria correspondiente a cada entidad para que ésta conceda los préstamos, que podrán devolver esta cantidad al Ministerio en un periodo de siete años con dos de carencia (sic).

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Boletín Informativo: Marzo 2005 - TE INTERESA

El negocio de la "lucha antipiratería"

La compra de un Compact Disc (CD) o un DVD virgen, independientemente de que quisiéramos utilizarlo para realizar una copia de un disco o película original, o de que realmente lo utilicemos para guardar nuestros propios ficheros de trabajo, o las fotos o imágenes realizadas con nuestras propias cámaras, lleva implícito el desembolso de un canon (de aproximadamente 0,21 euros y 0,60 euros, respectivamente) que va a parar a las sociedades que gestionan los derechos de autor.

Se trata de un impuesto que se mantiene desde el año 2003, con el que se trata de paliar el daño que infringen las copias privadas a la venta de álbumes musicales, y al negocio cinematográfico ahora, y por el que el año pasado se recaudaron casi 60 millones de euros. La SGAE (Sociedad General de Autores y Editores) recibió prácticamente la mitad.
No contentos con ese "impuesto revolucionario", cobrado al usuario final tanto si delinque como si no, o tal vez animados por el éxito económico obtenido, la Sociedad General de Autores se planteó incluso cobrar ¡¡un canon por cada disco duro que se comprase para un ordenador!!. Vamos, que, en opinión de la SGAE, básicamente los ordenadores se compran para tener almacenada música pirata, páginas escaneadas de libros y reproducciones de Goyas.
Como la Asociación Multisectorial de Empresas de Electrónica y Comunicaciones (Asimelec), creemos sinceramente que se equivocan. No se puede cobrar un canon por cualquier sistema que potencialmente pudiera servir para realizar una copia de un producto con propiedad intelectual, se use o no para ello. En nuestra humilde opinión lo único que conseguirán es echarse encima a la opinión pública y que se empiece a estar en contra de su labor antipiratería. Nosotros, por lo menos, no estamos de acuerdo con pagar un canon para realizar copias de seguridad o para utilizar un soporte para los propios programas o datos.
Y así parece opinar también la Federación de Consumidores en Acción (FACUA), que ha lanzado una campaña de recogida de firmas en contra del canon de los soportes informáticos.

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