Boletín Solusoft: Septiembre 2016

Solusoft  EL TRUCO DEL MES

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Cómo saber si tienes un virus en el ordenador

Aprende a detectar si tu ordenador está infectado por un virus prestando atención a estas diez señales. ¡Que no te la jueguen!

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El ERP como soporte a la mejora continua

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La mejor manera de que una empresa crezca es establecer una mejora constante de todas sus actividades, productos y procesos. Nuestro ERP, como sistema básico de gestión donde se asienta el funcionamiento global de la empresa, constituye una herramienta idónea para hacer de ella el motor de esa mejora.

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Amazon lanza el servicio de Almacenamiento Ilimitado en la nube en España

Con este nuevo plan, que cuesta 70 euros al año, los usuarios que lo contraten podrán subir y almacenar en la nube un número ilimitado de ficheros de forma segura.

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Amazon.es ha puesto en marcha en España de un nuevo servicio que permitirá a los usuarios almacenar todo tipo de ficheros de forma ilimitada. Este nuevo plan, llamado Almacenamiento Ilimitado, tiene un coste de 70 euros anuales aunque los usuarios podrán probarlo de forma gratuita durante tres meses.

Los usuarios que contraten este servicio podrán guardar fotos, vídeos, películas, música, archivos y demás contenidos en la nube de forma segura y descargarlos en cualquier momento respetando el tamaño y la resolución originales. De esta forma, se garantiza la protección de los mismos sin límites de tamaño ni tiempo.

El lanzamiento de este nuevo plan llega en un momento en el que los usuarios están acostumbrados a almacenar prácticamente toda su vida en dispositivos digitales, desde las fotos y vídeos de momentos especiales a canciones, anotaciones y listas.

Hasta ahora, los planes de almacenamiento estaban sujetos a tramos y cuotas que variaban en función del espacio utilizado. Sin embargo, el plan Almacenamiento Ilimitado acaba con estas restricciones y ofrece la posibilidad de archivar de forma automática y en un mismo sitio todas las fotografías y vídeos realizados desde el móvil, además de hacer copias de seguridad de todo el contenido accesible desde nuestro ordenador personal.

Otro punto a favor de este servicio es que los usuarios podrán acceder a sus archivos para consultarlos o descargarlos desde prácticamente cualquier dispositivo.

Este plan llega para sustituir a todos los anteriores de Amazon Drive y será la única opción disponible para los nuevos clientes. Sin embargo, aquellos usuarios que ya tenían contratado un plan anterior de Amazon Drive, podrán mantenerlo hasta que finalice su contrato actual o bien cambiarse al nuevo Almacenamiento Ilimitado, recuperando siempre el porcentaje de cuotas del contrato anterior que no vayan a disfrutar.

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Vigila las redes WiFi públicas a las que te conectas para trabajar

Utilizar las redes WiFi públicas para conectarnos y trabajar online desde cualquier lugar puede llegar a ser muy tentador, pero debemos tener cuidado si no queremos comprometer la seguridad de nuestros sistemas.

Vigila las redes WiFi públicas a las que te conectas para trabajar

No es ningún secreto que internet ha multiplicado las posibilidades de llevarnos el trabajo a cualquier lugar, y cada vez son más los usuarios que aprovechan las redes WiFi públicas para realizar tareas profesionales desde sus dispositivos móviles. Sin embargo, a la hora de hacerlo es conveniente tener en cuenta una serie de factores para no poner en riesgo la seguridad de nuestro sistema o el de nuestra empresa.

En primer lugar, conviene asegurarnos de que contamos con una conexión cifrada, es decir, que el tráfico de información entre nuestro dispositivo y el punto de acceso que nos da la salida a internet está cifrado con una contraseña. Esto evitará que otros usuarios puedan acceder a nuestros datos sin autorización.

Por otro lado, para evitar que otros usuarios conectados a la misma red puedan ver nuestro equipo y acceder a nuestros archivos compartidos, es recomendable marcar la nueva conexión como red pública. De esta forma evitaremos posibles ataques malintencionados.

A la hora de conectarnos a una red pública, debemos extremar las precauciones, especialmente si estamos trabajando con información confidencial o datos estratégicos de nuestros clientes o de nuestra propia empresa. Por ello, hay tener en cuenta con qué equipos vamos a compartir la conexión, ya que en muchas ocasiones basta que un usuario reciba un correo con un virus para que éste se extienda al resto de los equipos conectados en esa misma red.

Para evitar exponernos innecesariamente a este riesgo, podemos recurrir a una red VPN para asegurarnos de que el tráfico entre nuestro equipo y la empresa donde nos conectamos está totalmente cifrado.

Por último, no debemos olvidar la importancia de contar con un buen cortafuegos que nos ayude a frenar los accesos a nuestro equipo por parte de aplicaciones y dispositivos no autorizados. En este sentido, conviene asegurarnos de que las solicitudes de entrada y salida de tráfico han sido previamente aprobadas por nosotros.

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Informe:

El ERP como soporte a la mejora continua

La mejor manera de que una empresa crezca es establecer una mejora constante de todas sus actividades, productos y procesos. Nuestro ERP, como sistema básico de gestión donde se asienta el funcionamiento global de la empresa, constituye una herramienta idónea para hacer de ella el motor de esa mejora.

El ERP como soporte a la mejora continua

Hasta Amancio Ortega, el fundador de un imperio como es Inditex, y a pesar de la ventajosa posición de éste con respecto a su sector, promueve que hay que tener siempre un afán de superación y una capacidad de crítica constantes. Cualquier organización que no piense así y que no esté dispuesta a adaptarse, mejorar y crecer está condenada a desaparecer. No son pocas las empresas que tuvieron un gran renombre en su día que se han quedado por el camino por no adaptarse a los nuevos mecanismos de organización que van tomando relevancia, o simplemente por no comprender y/o tender a cubrir las necesidades de los clientes.

¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua es una filosofía de organización y crecimiento en donde se persigue la constante superación en el desempeño y los modelos de negocio de una empresa u organización.

Esto se consigue mediante una metodología de trabajo en la que sistemáticamente establezcamos puntos de mejora en las actividades u operaciones hacia los clientes o en los mecanismos de trabajo internos. Se buscarán pasos optimizables y se planificarán acciones que las hagan más eficientes (mejor calidad, menos recursos, simplificación en el uso de los mismos o incluso la supresión de esos pasos si no agregan ningún valor añadido). Finalmente, mediremos la eficacia de lo conseguido y volveremos a trabajar en nuevos puntos a intervalos periódicos de tiempo.

Se busca así, en último término, el ahorro de tiempo y costes. En definitiva, una eficiencia económica que se irá sumando al rendimiento financiero de la compañía. Pero no sólo eso, también mejoras en el servicio y la calidad percibida, en tiempos de atención, procedimientos para optimizar la comunicación con los clientes, etc.

Todo ese trabajo llevará a la compañía a alcanzar progresivamente una posición más elevada en su sector, donde mejore la cuota de mercado.

Fases del ciclo

Como decimos, el sistema se basa en un proceso cíclico que pasa periódicamente por las siguientes etapas:

  • 1- Análisis del estado actual.
  • 2- Propuestas de mejora, selección y priorización de las mismas.
  • 3- Planificación y puesta en marcha de los procesos de mejora seleccionados.
  • 4- Medición y control de la eficacia de la mejora.

Cómo puede ayudarnos nuestro ERP

Independientemente de los métodos que usemos para poner en marcha un sistema de mejora continua en nuestra organización (centralizado en un departamento, grupos de mejora, etc.), el hecho de contar con un ERP que sirva de soporte a las actividades de la compañía (o la decisión de implantar uno, en caso de que no lo tengamos ya) es un excelente punto de partida para que las personas involucradas puedan apoyar en el mismo las diferentes acciones que han de llevarse a cabo. Tanto para la obtención de la información necesaria como para establecer los mecanismos de trabajo que se decidan.

Así, por ejemplo, para las actividades iniciales de obtener una perspectiva de la situación de la empresa y descubrir cuáles son los puntos más críticos o que nos llevarán a un mayor potencial de mejora, serán de enorme utilidad los cuadros de mando que tengamos establecidos a través de los informes o cubos de decisión que con un buen uso de la contabilidad analítica nos proporcione nuestro ERP.

Nos podremos así fijar en áreas o centros de coste de posible mejora, comparando unos con otros en cuanto al rendimiento final obtenido y descubriendo cuáles son los que podrían alcanzar resultados análogos a los mejores (que podrán analizarse igualmente para funcionar aún mejor). Será quizás complicado obtener la información el primer año que nos pongamos a ello, si no hemos establecido las estructuras analíticas para conseguir esa información de una forma contrastable. Pero en años posteriores (o en los períodos sucesivos de mejora que hayamos fijado) podremos ir apoyándonos cada vez mejor en estos análisis que habremos ido mejorando también con el proceso, para determinar dónde podríamos centrarnos nuevamente para obtener potencialmente una mayor mejora.

Esos informes, además, con la información de costes actuales e ingresos de las distintas actividades, productos, regiones, procesos internos, etc., nos ayudarán también a establecer el posible retorno de la inversión (ROI) que pudiera esperarse de cada propuesta de mejora. Lo cual nos llevará a seleccionar las más prometedoras, e incluso a priorizar éstas en función del potencial esperado.

Una vez seleccionadas, para la puesta en marcha deberíamos apoyarnos también en los mecanismos que se puedan establecer y controlar de una determinada manera desde el propio ERP.

De momento, las acciones planificadas y sus resultados esperados deberían reflejarse en los presupuestos que podemos realizar también desde nuestro ERP. Deberíamos fijar la cantidad que vamos a invertir en el proceso, así como el aumento de ingresos que podría esperarse (si es que se espera) y/o la reducción en gastos que debería conseguirse. De esta manera podemos ir controlando durante la fase de implantación si se van cumpliendo o no todos esos objetivos.

En cuanto a las acciones que establezcamos, deberían marcarse aquellos puntos donde los nuevos mecanismos de trabajo implican procesos controlados o automatizados a través del ERP. Puede ayudarnos a mejorar el servicio, agilizar los trabajos, etc., o simplemente a controlar que las acciones se llevan a cabo en la forma que se haya establecido para optimizar el proceso dar un mayor valor añadido. Estableceremos así los datos o campos que se necesiten, y se instruirá a los equipos correspondientes para que realicen las acciones como se haya prefijado.

Esos elementos serán puntos de control para ver que estamos funcionando adecuadamente, y nos servirán además para comprobar que finalmente se obtienen los objetivos marcados. Es en la etapa de medición y control en la que, de nuevo, nos servirán los informes y cubos que nos proporciona el ERP, donde habremos incluido los indicadores a perseguir que nos permitan comprobar el logro. E igualmente las cuentas de resultados que, en comparación con los presupuestos que hubiéramos establecido, nos dirán directamente si se alcanzaron también los rendimientos económicos perseguidos (a través del aumento de ingresos y/o la reducción de costes esperados).

Desde luego, el ERP es una herramienta vital para nuestra organización que, como hemos recordado en otras ocasiones, nos permite ir más allá de la simple realización de las transacciones del día a día para analizar lo que está ocurriendo a lo largo del tiempo e intervenir en la mejora de nuestra organización. Será bueno que la utilicemos en ese sentido, ya que es donde mejores repercusiones obtendremos para nuestra organización. Los resultados nos lo agradecerán, sin duda.

Ángel Blanco Ferreiro

Director de la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial de solusoft

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El Truco del Mes:

Cómo saber si tienes un virus en el ordenador

Aprende a detectar si tu ordenador está infectado por un virus prestando atención a estas diez señales. ¡Que no te la jueguen!

Cómo saber si tienes un virus en el ordenador

A pesar de contar con antivirus y programas específicos de seguridad para proteger nuestro ordenador, siempre es posible que algún virus consiga saltarse las barreras para instalarse en nuestro ordenador. Para saber si este es nuestro caso, basta con identificar una serie de señales que nos indicarán claramente que algo no va bien en nuestro PC.

  • El ordenador funciona con lentitud: La ralentización del funcionamiento del ordenador puede ser un síntoma claro que de que ha sido infectado por un virus. Para comprobarlo, dirígete al administrador de tareas, y en la pestaña de procesos podrás ver cuáles son los que más memoria RAM y CPU consumen. Si identificas alguno sospechoso o desconocido, que está consumiendo demasiados recursos, consulta a un especialista.
  • Sobrecalentamiento del PC: El aumento excesivo de temperatura en el ordenador puede significar que estás utilizando un programa que exige un gran uso de recursos o que el ventilador está obstruido. Pero también es posible que se esté ejecutando un proceso sin tu conocimiento.
  • El sistema tarda demasiado en arrancar: Esta tardanza puede ser un indicio de infección. Si antes se iniciaba con rapidez y la ralentización ha ocurrido súbitamente puede significar que hay un proceso con alto consumo de recursos, como un virus, ejecutándose junto al inicio del sistema.
  • Internet va muy lento: Si detectas una lentitud repentina mientras navegas por la red, consulta a tu operador para comprobar a qué velocidad funciona tu conexión. Si no hay incidencias, es posible que algún programa malicioso esté robándote el ancho de banda sin que lo sepas.
  • Cambio de idioma inesperado: Otra señal de posible infección es el cambio del idioma de forma inesperada. Probablemente, algún malware lo haya modificado. Accede a la barra de idioma para solucionarlo, aunque si el virus sigue presente volverá a cambiarse automáticamente. En este caso, se recomienda restaurar el sistema a una configuración anterior, pasar el antivirus, o formatear.
  • Aparición de ventanas emergentes y mensajes en el escritorio: Podría tratarse de un software espía o un falso antivirus.
  • La consola de mandos se ejecuta sola: Mala señal. Significa que hay algún programa que está ejecutando código sin tu permiso. Pasa el antivirus.
  • Publicaciones en tu nombre en las redes sociales: Probablemente tengas un virus en tu ordenador o navegador que utiliza tus claves para publicar en tu nombre y sin permiso. Cambia la contraseña.
  • El antivirus no funciona: Los creadores de virus suelen diseñarlos para deshabilitar los sistemas de seguridad instalados en los ordenadores que vayan a infectar, por lo que el acceso al antivirus queda bloqueado. La única solución en este caso es restaurar el ordenador a una configuración anterior o formatearlo.
  • Archivos desaparecidos: Otro síntoma de que tu ordenador ha sido infectado es la desaparición de información. Algunos virus están diseñados para borrar datos, cifrarlos o cambiarlos de sitio.
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