Boletín Solusoft: Julio-Agosto 2014

ERP, siguiente estación: análisis de la información.

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El debate sobre la importancia de los sistemas de gestión empresarial se ha convertido hoy por hoy en innecesario. Toda organización sabe que son imprescindibles para optimizar tiempo, reducir errores y controlar procesos. Sin embargo esto no es suficiente: ¿Analizas la información obtenida?

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Relojes inteligentes: los gadgets que quieren invadir nuestras muñecas

En el reciente Google I/O el gigante de Mountain View dejó claro que la invasión de los wearable gadgets empezará por nuestras muñecas. Te presentamos a los smartwatches pioneros y sus primeras apps.

Relojes inteligentes: los gadgets que quieren invadir nuestras muñecas

Hace un par de semanas Google presentaba al mundo sus novedades en el Google I/O, su conferencia anual para desarrolladores. Una de las más esperadas fue Android Wear, la versión del sistema operativo del gigante informático para wearable gadgets.

No contentos con que llevemos un smartphone en el bolsillo, los de Mountain View ya han establecido que la invasión de la tecnología ponible comenzará por nuestra muñeca. Por ello los fabricantes más atentos no han querido esperar y ya tienen los primeros relojes inteligentes listos para llevar.

La joya de la corona se trata, sin duda, del smartwatch de Motorola, el Moto 360. El que hasta ahora cuenta con el diseño más cuidado siguiendo las líneas redondas de los relojes tradicionales, también es el que más nos está haciendo esperar, aunque su lanzamiento se espera para este mismo verano.

Por su parte, LG y Samsung ya han puesto sus propios relojes inteligentes a la venta en Google Play para los más impacientes. Tanto el LG G Watch como el Samsung Gear Live tienen pantalla cuadrada, aunque ambos prometen un diseño cuidado, comodidad de uso y resistencia “todoterreno” al polvo y al agua.

Pese a que ya ha sufrido algún que otro problema, Android Wear está en plena forma. Las compañías más rápidas ya han desarrollado sus primeras aplicaciones para smartwatch, incluyendo a solusoft, donde ya hicimos nuestra primera incursión en el desarrollo de apps para wearable gadgets.

Así, todo aquel que se haya hecho con uno de estos relojes inteligentes ya podrá hacer una enorme variedad de cosas con él, como pedir una pizza, disparar la cámara del móvil, tuitear, pedir un coche, aprender idiomas e incluso jugar.

Pero la última palabra la tienen, como siempre, los usuarios. Y tú, ¿llevarás un reloj inteligente en la muñeca?.

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Microsoft prepara un Office mejor y más asequible para las PyMEs

Después de un tiempo recopilando feedback de sus usuarios, en Microsoft ya están listos para mostrar las mejoras que han realizado a Office 365, el software más práctico de la compañía. Te contamos todos los detalles.

Microsoft prepara un Office mejor y más asequible para las PyMEs

Es de sobra conocido en el mundo empresarial que Office, la suite ofimática de Microsoft, es la mejor opción a la hora trabajar. Incluso habiendo surgido soluciones similares de otras compañías, como Google o Zoho, las aplicaciones de escritorio de la compañía estadounidense siguen siendo una necesidad para la gran mayoría de las empresas.

Sin embargo, para las compañías más pequeñas adquirir Office suponía una inversión elevada. Por ello Microsoft ha estado recogiendo opiniones de sus usuarios, con las que ha convertido a su suite de oficina en una solución mejorada y mucho más asequible.

En octubre conoceremos por fin estos nuevos planes pensados para PyMEs de entre 1 y 250 empleados que parten desde un precio de 5 dólares al mes por usuario. De momento de contamos en qué consisten los planes de Microsoft:

-- Office 365 Business Essentials. Con un precio de 5 dólares por mes y usuario, incluye los servicios básicos en la nube para hacer funcionar un negocio: Office Online, correo electrónico con buzón de 50 GB, 1 TB de almacenamiento cloud en su plataforma OneDrive –con la que podrás acceder, editar y compartir documentos desde PC, Mac, iPad o tablets y smartphones Windows-, acceso a videoconferencias y herramientas de comunicación con Lync, Sharepoint y Yammer.

Es la opción más básica y perfecta para negocios que cuentan con varias sucursales o que trabajan en movilidad.

-- Office 365 Business. Esta opción, que tiene un precio de 8,25 dólares al mes por usuario, abarca toda la oferta de aplicaciones de Office –Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Publisher- e incluye, además, 1 terabyte de almacenamiento en la nube con OneDrive. Sin embargo no cuenta con Lync, Sharepoint ni buzón de correo.

Microsoft ha diseñado este segundo plan como solución cloud para las empresas que trabajan de forma más tradicional: ya tienen su propio servidor o proveedor de correo y lo gestionan con Outlook en local.

-- Office 365 Business Premium. Reúne en un sólo plan todas las herramientas de los planes más económicos por un precio de 12,5 dólares al mes por usuario.

Según Microsoft, estos nuevos planes responden a las demandas que durante meses han reclamado las PyMEs a su suite ofimática. Ahora la pregunta es: ¿responden los planes de Microsoft a las necesidades de tu empresa?

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Informe:

ERP. Siguiente estación: análisis de la información.

El debate sobre la importancia de los sistemas de gestión empresarial se ha convertido hoy por hoy en innecesario. Toda organización sabe que son imprescindibles para optimizar tiempo, reducir errores y controlar procesos. Sin embargo esto no es suficiente: ¿Analizas la información obtenida?

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En muchas ocasiones la decisión de contar con un ERP se toma por la necesidad de un sistema de gestión que no sólo cumpla con las obligaciones contables y fiscales, sino que además informatice y controle las transacciones comerciales y gestione otras actividades asociadas. Gracias a esto el ERP puede proporcionarnos información rápida y fidedigna del estado financiero de nuestra organización.

Y es que estos sistemas ya integran, al menos, dos tipos de procesos: gestión empresarial y contabilidad financiera. De esta forma las acciones en la gestión –facturas de compra y venta, cobros, pagos, anticipos sobre cobros...- generan automáticamente su repercusión en la contabilidad, ahorrando el coste de replicar la información en un nuevo sistema, evitando errores en esa replicación y agilizando la disponibilidad de información financiera.

Nos hemos acostumbrado así a que las anotaciones de esas transacciones de gestión nos sirvan para llevar prácticamente nuestra contabilidad financiera. Sin embargo no somos conscientes en muchos casos de que la misma información nos puede aportar además muchas pistas sobre la rentabilidad y eficiencia de nuestro negocio.

Las posibilidades de la contabilidad analítica

Hace muchos años que, con el apoyo de los sistemas de gestión empresarial y la información recogida de las transacciones en nuestro negocio podemos realizar una búsqueda de posibles ventajas competitivas. Para ello estos sistemas integraban ya herramientas para definir una contabilidad analítica con la que apoyarnos en la planificación y seguimiento estratégicos.

Con la contabilidad analítica o de costes clasificamos los gastos o ingresos que se realizan según su naturaleza, principalmente atendiendo a las distintas actividades o proyectos que se desarrollen en nuestra organización.

Este tipo de contabilidad nos permite ir más allá de un simple conocimiento y control de los ingresos y costes globales de la empresa, clasificándolos en el momento que se producen y asignándolos a los departamentos, secciones, actividades o línea de productos cuya rentabilidad queramos observar.

Tanto la contabilidad financiera como la analítica están unidas a un mismo registro diario de transacciones, pero las anotaciones realizadas nos permitirán más tarde filtrar y diferenciar la información registrada a la hora de obtener informes de situación.

Con esto podremos obtener información fijándonos en diversos criterios. Por ejemplo, podremos obtener de forma diferenciada la cuenta de resultados de un departamento, sección o línea de actividad o productos si antes hemos ido anotando en cada uno de los ingresos o gastos su correspondencia con una o más de esas entidades. O bien, sin atender a esas anotaciones, obtener una cuenta de resultados global que incluya los apuntes de todos los departamentos, secciones o actividades de la empresa.

Nuevas herramientas, nuevas posibilidades

Para realizar este control y análisis, las herramientas han evolucionado permitiendo que no sea absolutamente necesario gestionar con nuestro sistema de información la contabilidad financiera o fiscal de la empresa. Tan sólo deberemos dejar que el sistema de gestión realice las anotaciones correspondientes y ser metódicos a la hora de registrar no sólo las facturas de ventas, sino también las de compras o gastos que se produzcan en nuestra organización y sean directamente imputables a uno o más de esas entidades de gestión.

Los gastos indirectos que sean comunes a todos ellos pueden, además, ser repartidos más tarde equitativamente entre todas esas entidades. Y, si los registramos con el propio sistema de gestión, nos ayudará a realizar ese reparto en todas las ocasiones según lo hayamos configurado.

La opción de registrar y consultar información para su posterior análisis sin que la empresa esté obligada a llevar todos sus datos contables con el sistema de gestión ha provocado que se hable en general de analítica y no se asocie exclusivamente este concepto al de la contabilidad.

De hecho las herramientas que se utilizan para realizar esos análisis están cada vez más lejos de esta contabilidad. Los sistemas con los que se analiza la información para extraer conclusiones y tomar decisiones han ido evolucionando enormemente en los últimos años, dando una enorme facilidad y flexibilidad de uso a quien las maneja, incluso sin necesidad de conocimiento contable.

Así llegamos a lo que se conoce actualmente como sistemas BI (de Business Intelligence o Inteligencia Empresarial), donde se ha conseguido al máximo la extracción de conocimiento de una compañía u organización a partir de la información registrada por los sistemas de gestión.

Extrayendo ventajas competitivas

Integrar la analítica en un sistema de gestión permite de una forma u otra poner a disposición de los técnicos y directivos herramientas para abordar la toma de decisiones basándose en el análisis de las transacciones de un departamento, sección, segmento, característica, unidad y/o actividad.

De este modo una empresa que tenga un sistema de gestión capaz de manejar información analítica sobre su actividad tendrá, con toda seguridad, una ventaja competitiva que le ayudará a mejorar en la evaluación y en la estrategia de su negocio (zonas o tipos de cliente con más ventas, productos o clientes más rentables, estacionalidad de las actividades o las ventas…).

Algunos de estos beneficios son:

  • Evaluar, seguir y combinar los distintos centros de coste, permitiendo al mismo tiempo conocer en cualquier momento la evolución o situación de cada departamento, actividad o producto sin necesidad de evaluaciones financieras.
  • Obtener información sobre los recursos financieros obtenidos en cualquier período del ejercicio, así como de su aplicación o empleo por cada centro de coste o combinación de éstos, todo ello dependiendo del nivel de analítica que se pretenda utilizar.
  • Elaborar distintos presupuestos para cada centro de coste o combinación de éstos definidos en cada empresa.
  • Controlar y seguir los presupuestos elaborados al nivel de analítica deseado.
  • Obtener información estratégica para realizar previsiones de futuro conociendo el rendimiento de cada uno de los departamentos, actividades o productos observados.

¿Qué necesita un análisis de costes?

Al no ser necesario gestionar con nuestro ERP nuestra contabilidad financiera o fiscal para manejar conocimiento analítico –información que se puede obtener rápidamente con el propio software de gestión-, tan sólo hará falta que nos permita registrar anotaciones en las facturas de ventas y anotar compras o gastos.

Además, será interesante que disponga de las siguientes características:

  • Debe permitir establecer varios niveles de analítica y definir el significado de cada uno de ellos. Cada nivel de analítica nos servirá para evaluar nuestra organización desde un punto de vista distinto: departamentos, secciones, línea de productos...
  • Debe permitir que un ingreso o gasto pueda ser repercutido con distintos valores para cada uno de los centros de coste establecidos en los distintos niveles que estemos evaluando.
  • Debe permitir realizar distintos presupuestos para cada combinación de valores de los centros de coste de distintos niveles de analítica.
  • Debe permitir gestionar el negocio independientemente para cada combinación de valores de los centros de coste.
  • Debe permitir obtener informes analíticos en función de los distintos centros de coste para conseguir un estudio de la evolución en tiempo real y la previsión de futuro.
  • Deben ser herramientas fáciles de utilizar y accesibles que permitan construir la información sin necesidad de conocer los mecanismos con los que se haya recopilado.

El BI como máxima simplificación de la analítica

La evolución de las herramientas de analítica y reporte han alcanzado unos niveles máximos de facilidad de uso y capacidades de explotación con los llamados sistemas BI.

Integrados con los ERP, estos sistemas nos permiten un análisis en tiempo real de nuestra empresa desde distintos tipos de vista que podemos aplicar e incluso definir de nuevo. Esto se realiza normalmente a través de cubos multidimensionales que pueden ser creados rápidamente con unas variables que escojamos. Después podremos filtrar, cruzar y/o combinar la información resultante según se requiera hasta lograr los resultados que buscábamos para luego analizarlos y sacar conclusiones.

Podremos así construir, por ejemplo, un cuadro de información donde queden reflejadas las ventas de un determinado producto en una zona geográfica concreta y que hayan sido tramitadas por un determinado comercial.

Toda esa información habrá sido recogida junto con los pedidos en el correspondiente proceso o podrá obtenerse de datos previamente grabados en el sistema. Pero ahora la herramienta nos permitirá ir presentando y organizando toda la información hasta que podamos sacar los resultados que buscábamos analizar de una forma fácil, flexible y casi gráfica.

En definitiva, gracias al uso de un sistema de gestión empresarial con capacidades de analítica podremos detectar posibles problemas de rentabilidad o explotar las áreas con más potencial.

Si centramos nuestro estudio en elementos concretos de nuestra organización podremos determinar dónde se encuentran los problemas más críticos o qué factores tienen más influencia sobre el resto de la empresa, pudiendo dedicar mayor atención a optimizar o potenciar los procesos o actividades correspondientes.

No es nada nuevo afirmar que la información es poder y, gracias a los sistemas de información, podremos convertir este poder en nuestra mayor ventaja competitiva.

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