La gestión de visitas comerciales ha evolucionado significativamente en los últimos años. Muchos equipos comerciales todavía dedican un tiempo considerable a tareas administrativas como definir qué clientes visitar ese día y en qué orden, preparar la argumentación o propuesta específica para cada cliente, reagendamientos de última hora que obligan a reorganizar toda la ruta o unificar informes desde diferentes fuentes. La automatización de estos procesos permite liberar tiempo valioso que los comerciales pueden dedicar a su actividad principal: establecer relaciones con los clientes y desarrollar oportunidades de negocio.
En Solusoft facilitamos a las empresas una forma de asignar y gestionar un seguimiento de sus visitas comerciales mediante acceso a datos en tiempo real, incluso, creamos aplicaciones a medida para gestionar toda la información. Hacemos que todos los flujos de trabajo se sincronicen entre comerciales y oficina, todo ello para maximizar la productividad, reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente.
Porque cuando un vendedor llega preparado con toda la información en la palma de su mano, el cliente lo nota: se siente conocido y bien atendido. Lo percibe cuando el vendedor le confirma un pedido en el momento, le muestra el estado de su entrega, le ofrece una promoción personalizada basada en lo que realmente compra o cuando una queja se registra y resuelve en el mismo acto. Todo eso transmite profesionalismo, seriedad y marca la diferencia.
Sea cual sea el ámbito, estas herramientas permiten transformar la movilidad en una ventaja competitiva, garantizando que el personal fuera de la sede trabaje con la misma precisión, conectividad y respaldo que si estuviera frente a su escritorio. Aquí te contamos los detalles…
Workflow comercial optimizado de principio a fin
Nuestra propuesta de valor se fundamenta en el desarrollo de tecnología a medida que automatiza y conecta todo el proceso comercial, adaptándose exactamente a tus procesos. En un extremo del flujo está el ERP, donde se centralizan los pedidos, la facturación y el estado de cada cuenta. En el otro, el CRM, donde el equipo tiene visibilidad completa sobre cada cliente: su historial, sus preferencias, sus acuerdos y el seguimiento de cada interacción.
Entre ambos, nuestra solución actúa como el puente que sincroniza en tiempo real la información de todos los trabajadores en campo con el equipo de oficina, permitiendo trabajar de forma coordinada y orientada a objetivos comunes. Cada comercial sabe qué tiene que hacer, con qué cliente y con qué meta, y cada responsable puede medir el avance del equipo sin esperar al final del día.
Más allá de herramientas aisladas, implementamos un flujo comercial end-to-end completamente digitalizado que transforma radicalmente la eficiencia del proceso de venta, desde que se planifica la visita hasta que el pedido llega al cliente.
5 pasos para transformar tus visitas comerciales
Fase 1: Cualificación y Lotificación
Gracias a los sistemas de información geográfica podemos analizar y explotar los datos territoriales. Además, estableciendo una serie de criterios conseguimos realizar un filtrado, que nos permite segmentar por características y conocer los clientes potenciales más afines a nuestro producto o servicio.
En base a todo el análisis realizado en la fase previa creamos una cualificación y clasificación totalmente detallada de los potenciales clientes.
En este proceso de cualificación otorgaremos diferentes valoraciones a cada registro basándonos en las reglas de negocio definidas previamente. Así obtendremos un ranking de prospectos ordenados según su alineación con nuestra estrategia comercial.
Tras completar la cualificación de los prospectos identificados, crearemos lotes que distribuiremos entre nuestros equipos sobre el terreno. Mediante estas agrupaciones podremos orientar a nuestro equipo comercial y proporcionar a cada vendedor su propio conjunto de cuentas asignadas.
Fase 2: Preparación contextualizada de visitas comerciales
El trabajo de una fuerza de ventas siempre es en equipo. La organización de las rutas se planifica teniendo en cuenta al comercial, al cliente y al contexto de cada visita, y es el histórico compartido entre todos lo que marca la diferencia. Cuando cada vendedor puede consultar previamente la información clave de su cliente, llega preparado, genera confianza desde el primer momento y convierte cada visita en una oportunidad real de venta, no en una visita en frío.
El equipo de ventas podrá anticiparse a cada reunión con clientes mediante la plataforma comercial y los datos precargados que ofrece. Así, cuando los profesionales sobre el terreno ejecuten sus reuniones, proyectarán credibilidad, conexión y proximidad hacia el potencial comprador.
Fase 3: Captura de información enriquecida
A lo largo del encuentro con el cliente durante las reuniones en el punto de venta, el vendedor puede enriquecer la información del perfil del prospecto incorporando requerimientos particulares, barreras detectadas y motivadores de decisión, garantizando que la propuesta presentada se ajuste completamente a sus expectativas. Toda la información se actualiza en tiempo real con el sistema central, quedando accesible para el equipo administrativo incluso antes de que el comercial finalice su presencia en las dependencias del cliente.
Fase 4: Generación instantánea de propuestas personalizadas
A partir de la información recopilada, se elabora en cuestión de segundos una propuesta comercial adaptada (especificaciones técnicas, coste, retorno de inversión, términos). El vendedor tiene la capacidad de presentar esta oferta al cliente in situ, modificar variables sobre la marcha (alterar calendarios, configuraciones, opciones de financiamiento) y visualizar los cambios al instante.
El equipo de comerciales dispone además de la opción de fortalecer su gestión comercial mediante el envío digital de la propuesta para su análisis posterior por parte del cliente. Esta herramienta acorta los plazos de respuesta y optimiza el proceso en la elaboración de ofertas.
Fase 5: Sincronización bidireccional fuerza de ventas – oficina
Las ventajas de nuestras soluciones dirigidas a la fuerza de ventas se extienden mucho más allá. Por este motivo, ofrecemos igualmente recursos de gestión para el equipo administrativo, logrando que todos los procesos operativos y la coordinación entre el equipo que opera desde las instalaciones centrales tiene visibilidad sobre las acciones de los comerciales en campo, manteniéndose informado del progreso de sus tareas diarias en cada momento.
El verdadero valor de una plataforma para la fuerza de ventas reside en la comunicación bidireccional eficiente:
- Información de encuentros en tiempo real (registro de entrada/salida, localización, tiempo empleado, información capturada, imágenes, autorizaciones, estatus del encuentro como finalizado, requiere seguimiento o cierre exitoso).
- Indicadores de rendimiento inmediatos (cantidad de encuentros diarios, ratios de éxito, cartera de oportunidades actualizada, notificaciones sobre prospectos prioritarios).
- Y situaciones excepcionales e incidencias (dificultades identificadas en terreno, requerimientos prioritarios, demandas de apoyo técnico o comercial).
Casos de uso reales
La tecnología para los equipos comerciales no es exclusiva de un sector. Su valor transversal se demuestra en su capacidad de adaptarse a industrias completamente diferentes, resolviendo sus desafíos específicos de gestión de personal en campo. A continuación, casos reales de implementación:
Gestión de trabajo en campo con dispositivos móviles
En Solusoft hemos implantado para Iberext una solución que ha transformado la gestión de su fuerza de ventas y equipos técnicos en campo. Con más de 100 usuarios conectados, cada comercial y técnico de inspección accede desde su tableta a su calendario de trabajo, consulta la información de cada cliente y registra sus visitas comerciales, en tiempo real. Desde la oficina central se tiene visibilidad total sobre la actividad en campo, lo que permite planificar mejor las rutas, controlar el avance de obras y contratos, y tomar decisiones con información actualizada al momento. El resultado es una fuerza de ventas más ágil y con mayor capacidad de respuesta ante el cliente.
La tecnología se pone al servicio de los equipos comerciales para mejorar las ventas en campo
Solusoft implantó para Avencar una solución tecnológica integral basada en a3ERP que transformó su fuerza de ventas. Los más de setenta comerciales en campo pasaron a contar con una aplicación en iPad diseñada para potenciar cada visita: antes de llegar al cliente, el vendedor consulta qué artículos son prioritarios para ese cliente, sus rotaciones, pedidos pendientes y el grado de cumplimiento de sus propios objetivos, convirtiendo cada visita en una acción comercial estratégica y no en una visita en frío. Todo ello a través de una interfaz pensada para facilitar la toma de decisiones en el momento y agilizar el proceso de venta sobre el terreno.
Ejemplos de aplicación: más allá de equipos de ventas
Esta tecnología para optimizar las visitas comerciales es aplicable a cualquier negocio cuya actividad cuente con personal de campo:
- Mantenimiento técnico: Empresas de mantenimiento de ascensores, climatización, equipos médicos. Gestión de órdenes de trabajo, registro de reparaciones, inventario de repuestos móvil.
- Telecomunicaciones: Técnicos de instalación de fibra, mantenimiento de antenas, auditorías de cobertura. Validación de trabajos con fotografías geolocalizadas.
- Seguros: Peritos que realizan inspecciones de siniestros. Captura de evidencias, estimación de daños in-situ, envío inmediato de peritaje a compañía.
- Servicios profesionales: Consultores, auditores externos, tasadores inmobiliarios. Registro estructurado de hallazgos, evidencias documentales, generación automática de informes.
- Servicios sanitarios: Equipos de atención domiciliaria, representantes médicos visitando clínicas. Registro de visitas con cumplimiento normativo, firma digital de consentimientos.
Todos estos sectores comparten un denominador común: requieren que su personal en campo capture información de forma estructurada, la sincronice instantáneamente con sistemas centrales, y la oficina pueda supervisar y coordinar en tiempo real. La arquitectura tecnológica es similar; la personalización está en los flujos de trabajo, los formularios específicos y las integraciones con sistemas verticales de cada industria.
Próximo Paso:
Cada empresa tiene desafíos únicos en torno a los servicios que ofrece. No existe una solución universal que funcione óptimamente para todos los sectores, tamaños o modelos de negocio. Por eso, es recomendable realizar un análisis de los procesos actuales para identificar oportunidades de mejora y diseñar una solución a medida de las necesidades.
¿Quieres descubrir cómo podríamos optimizar el trabajo en campo con una solución a medida?
Contacta con nosotros y agendemos una sesión de análisis. Te mostraremos exactamente cómo la tecnología adecuada puede transformar la eficiencia de tus visitas comerciales y multiplicar tus resultados de ventas.
