Boletín Informativo: Abril 2004

Noticias

Sistema de Gestión y Seguimiento de Solicitudes de Asistencia

solusoft ha puesto en marcha la segunda versión del Sistema de Gestión de Solicitudes de Asistencia, que permite controlar tareas que han de resolver las diferentes personas de un equipo de trabajo. La aplicación lleva usándose dos años desde la Intranet de SOLUSOFT, para la gestión de incidencias en proyectos de software y soporte técnico, y se adapta perfectamente a temas como el registro y gestión de averías, solicitudes internas de servicio en grandes organizaciones, etc.

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SOLUSOFT se mueve hacia el Cliente

solusoft ha llevado a cabo un proceso de reorganización, con el fin de acercar más al Cliente algunas de sus líneas de negocio. El plan obedece al objetivo estratégico de potenciar el aprovechamiento de los conocimientos de la Empresa en ámbitos como los sistemas de gestión empresarial y las tecnologías de la información en Producción, mejorando con ello el servicio en beneficio del Cliente y de su competitividad.

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Informes

Las vitales copias de seguridad

Realizar el backup de su sistema es como tener una póliza de seguros. Es una inversión de tiempo y dinero que protege y guarda su información. Un backup fiable le permitirá recuperar los datos en una situación de emergencia. Intentamos en este artículo realizar un pequeño resumen de las soluciones de backup más indicadas para un PyME.

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Boletín Informativo: Abril 2004 - NOTICIAS

Sistema de Gestión y Seguimiento de Solicitudes de Asistencia

SOLUSOFT ha desarrollado mediante tecnología .Net un paquete de software, que responde al nombre de Trabajo en Grupo, y que cubre las necesidades de la gestión de los trabajos que deben realizarse por un grupo de personas.
En concreto, este paquete de software ha sido parametrizado para permitir gestionar la resolución de las incidencias que se producen en los desarrollos a medida de SOLUSOFT pero puede ser parametrizado para cualquier otro caso en el que se disponga de una gestión de actividades por un grupo de trabajo.

El flujo de trabajo básico que contempla este paquete es el siguiente:

  1. Asignación del trabajo: Se podrá insertar un trabajo en el sistema, indicando datos como la descripción, prioridad, estado y la persona que debe resolver ese trabajo. Esta persona es avisada mediante notificaciones por correo electrónico. Además, se podrá asociar otra información de interés como diferentes observaciones o ficheros adjuntos que puedan ampliar la resolución del trabajo.
  2. Realización del Trabajo: Una vez que el trabajo ha sido asignado transcurre un periodo de tiempo hasta que éste se termina. Durante este periodo de tiempo el trabajo el sistema permite: cambiar de persona que lo debe completar, añadir más observaciones e insertar las descripciones y tiempo de los trabajos realizados.
  3. Finalización del Trabajo: El trabajo en un momento determinado debe ser resuelto por la persona que lo está acometiendo. En ese momento el trabajo quedará cerrado y el sistema avisará mediante correo electrónico de que ese trabajo ha concluido, presentándole la información resumen de éste.

Además, el Sistema ofrece las siguientes funcionalidades:

  • Usuarios: Se proporciona una entrada al sistema mediante usuario y contraseña, reconociendo el perfil del usuario que pretende entrar en la aplicación y presentando en función de este perfil las acciones que tiene habilitadas. Para el administrador del sistema o responsable de equipo de trabajo se presenta la opción de gestionar los usuarios del sistema y los grupos de trabajo en los que éste se encuentra.
  • Gestión de trabajos: Se implementa una gestión completa de trabajo con opciones para insertar, modificar y resolver trabajos, además de herramientas avanzadas, basadas en filtros, para la búsqueda de trabajos por diferentes criterios (descripciones, fechas, etc.).
  • Explotación de Información: Se proporcionan dos métodos para explotar la información de los trabajos del sistema. El primero de ellos, se basa en una serie de generación de informes, mostrando información resumida o completa, que pueden ser exportados a PDF, Excel o Word. El segundo de ellos, se basa en una exportación a Excel según la búsqueda específica de trabajos que haya realizado el usuario.
  • Ayuda al usuario: Además, para que el uso de la aplicación por parte del usuario sea sencillo se implementan los siguientes mecanismos:
    - Grupo de Trabajo por defecto: El usuario que puede trabajar en varios grupos de trabajo puede establecer uno por defecto para realizar su trabajo diario.
    - Preferencias: Se pueden establecer preferencias del usuario para los trabajos que se gestionan que le permitan un fácil manejo de la búsqueda e inserción de trabajos. Con este mecanismo se pueden establecer personas a las que se asignan los trabajos, estado inicial de los trabajos, etc.
    - Importación de Trabajos: Para hacer más sencilla la inserción de un conjunto elevado de trabajos se proporciona una plantilla Excel con los datos más importantes de un trabajo que puede ser completada por el usuario con mucha facilidad. Este fichero Excel puede ser importado posteriormente desde la aplicación para insertar todos los trabajos en el sistema.

SOLUSOFT está utilizando con éxito el paquete de software de Trabajo en Grupo mediante la segunda versión del Sistema de Gestión de Incidencias.
Actualmente, se estudia añadir un nuevo módulo que permitirá integrar PDA's o móviles, de manera que puedan ser recibidas las solicitudes en los dispositivos de los técnicos que hayan de atenderlas, lo que es tremendamente útil cuando éstos han de estar continuamente desplazándose. Podrán gestionarse desde los mismos y recogerse la información generada desde los servicios centrales para proceder a su explotación o facturación.
Si desea una demostración del Sistema no dude en ponerse en contacto con nosotros.

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Boletín Informativo: Abril 2004 - NOTICIAS

SOLUSOFT se mueve hacia el Cliente

SOLUSOFT ha terminado un proceso de reorganización por el que las dos grandes áreas productivas existentes hasta el momento, Desarrollo y Sistemas, han quedado desglosadas en cuatro unidades funcionales.

El objetivo último es agrupar y especializar al personal en base al conocimiento necesario para dar en cada caso el mejor servicio posible al Cliente. Con esa especialización en el ámbito de conocimiento asignado se busca que cada unidad esté más cerca de las necesidades concretas del Cliente. De esta manera, será mayor el conocimiento de sus problemas y mayor la capacidad para atenderlas con sistemas y mecanismos mucho más óptimos, que consigan la máxima satisfacción en los clientes, al mismo tiempo que la necesaria rentabilidad y competitividad de la Empresa. Así, identificando claramente el foco de sus necesidades y orientando claramente el ámbito de su solución, SOLUSOFT empleará toda esa experiencia y conocimiento en aras de poder garantizarle la mejor de las soluciones.

Mientras se mantienen dos unidades orientadas especialmente al desarrollo de software y a la distribución, integración y soporte de sistemas informáticos, las unidades de Desarrollo y Sistemas, respectivamente, toman cuerpo de unidad las dedicadas a Sistemas de Gestión Empresarial y Tecnologías de la Información para la Producción:

  • Mediante la Unidad de Desarrollo, SOLUSOFT seguirá desarrollando soluciones tecnológicas a medida con las que abordar las necesidades concretas de los clientes. Su estructuración le confiere una capacidad específica para desarrollar herramientas y librerías que permitan optimizar el desarrollo de las aplicaciones que sus clientes deseen, prestando además apoyo técnológico al resto de unidades funcionales. Su labor, como siempre, tendrá por objetivo conocer perfectamente los requisitos y problemas de los clientes para poder proporcionarles las herramientas más idóneas y eficientes, que les permitan estar a la vanguardia de su sector y estar preparados para enfrentarse a los nuevos cambios económicos y tecnológicos.
  • Igualmente, la Unidad de Sistemas seguirá trabajando para que el equipamiento informático de cuantos confían en nuestra experiencia esté perfectamente planificado, configurado y sincronizado para que los usuarios, el resto de las herramientas informáticas y, en definitiva, la organización en general se mantengan en constante rendimiento.
  • Los sistemas relacionados con la organización empresarial y los sistemas de gestión se organizarán a partir de ahora en torno a la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial. Esta unidad reúne a profesionales altamente experimentados en la implantación de este tipo de proyectos, tanto en lo que se refiere al desarrollo e integración de sistemas a medida, como en la instalación y configuración de herramientas comerciales, adaptándolas perfectamente a cada negocio y mejorando la productividad y las capacidades de análisis y toma de decisiones en cada caso.
  • Por último, se constituye la Unidad de Tecnologías de la Información en Producción. Dicha unidad recoge el conocimiento y experiencia que SOLUSOFT ha ido adquiriendo, en sus ya 10 años de experiencia, con el desarrollo de soluciones para procesos de producción en todos sus ámbitos (planificación, control, diseño, ...) y en gran número de sectores. Como en el caso de la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial, el objetivo es aprovechar dicho conocimiento tanto en el desarrollo de nuevos sistemas a medida, que resuelvan las necesidades concretas de los clientes, como en la implantación de herramientas comerciales para la gestión de la producción.

Además de la estructuración funcional en Unidades se pone en marcha un Comité Tecnológico. Formado por los responsables tecnológicos de las diferentes unidades, este comité tendrá la función de que los recursos, conocimientos y herramientas se adapten a las tecnologías que en cada momento destaquen en los diferentes ámbitos de trabajo de SOLUSOFT. Al mismo tiempo dirigirá los trabajos de estudio y evaluación de las nuevas herramientas y tecnologías que vayan surgiendo y que puedan verse de interés para los intereses de SOLUSOFT o de sus clientes.

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Boletín Informativo: Abril 2004 - INFORME

Las vitales copias de seguridad

¿Se imagina que cuando volviese mañana al trabajo los discos del servidor se hubiesen dañado o su información estuviese infectada por los virus?... El verdadero valor de los datos de una empresa no suele apreciarse (desgraciadamente) hasta que se echan en falta. La realización de un backup o copia de seguridad de los datos es en muchos casos la única garantía de continuidad de la actividad de la empresa tras un desastre. Sin olvidar además las consecuencias legales que una pérdida de información puede tener. Sin ir más allá, no hay que perder de vista que todas las empresas tienen datos de sus empleados, información que muy habitualmente es catalogada de nivel alto por la LOPD y que dicha ley obliga al responsable de los datos a garantizar su reconstrucción en el estado en el que se encontraban al tiempo de producirse la pérdida o destrucción.

Las “soluciones para ir tirando” que se usan en muchas empresas, como copiar datos en otro equipo, grabar CDs u otras igual de imaginativas, no ofrecen ninguna garantía ante el más simple de los problemas.

Condiciones de seguridad
Para poder decir que la copia de seguridad de nuestros datos puede ayudar a recuperarnos ante algún desastre deberemos asegurarnos de que:

  • La copia de seguridad se realiza todos los días. En muchas ocasiones se piensa que con hacerla una vez por semana es suficiente. Seguro que los datos de los últimos días siempre son los más importantes.
  • Se copian todos los datos. Algo también habitual es hacer copia de los datos de contabilidad o el programa de producción, pero no se considera el listín de contactos, el correo electrónico, los faxes que se reciben en el propio servidor, etc.
  • Disponemos de las copias de los últimos días. Otra situación habitual es hacer copia todos los días, sí, pero conservar sólo la última copia realizada. Ante situaciones como borrado de datos, modificaciones accidentales, infecciones por virus, o cualquier otro hecho no detectado hasta días después de haber ocurrido no nos servirá de nada. Siempre debe garantizarse las copias de los últimos días (incluso meses).
  • Se realizan de forma automática y autónoma. El responsable de las copias de seguridad debe limitarse su acción diaria a cambiar el medio (cinta) que se utiliza, sin tener que ejecutar programas, seleccionar datos ni tareas similares. Aún con una acción diaria tan simple habrá que prever un sustituto para las épocas de vacaciones, bajas inesperadas u otro tipo de ausencias.
  • Las copias son fiables. Es decir, que periódicamente nos aseguramos que la copia se ha realizado con garantías y podemos basar en ella nuestra confianza. Intentar recuperar un fichero elegido al azar puede ser más que suficiente.
  • Las copias están a salvo. Los medios que podemos utilizar para nuestra copia de seguridad serán siempre medios extraíbles que podamos retirar del servidor y llevar a un lugar seguro. Se debe tener especial cuidado con el almacenamiento: El calor, la humedad, el polvo y los campos magnéticos son enemigos de las cintas de grabación, por lo que es conveniente guardarlas en sus cajas de protección y en un sitio protegido tan pronto como las saque de la unidad . Y tampoco es recomendable tenerlas al lado del servidor, porque un incendio o un robo nos privaría tanto de los datos como de la posibilidad de recuperarlos.

Elementos necesarios
Para disponer de un sistema de backup tendremos que tener en cuenta la preparación de los siguientes elementos:

  • Dispositivos de backup
    Como se verá más adelante, se puede escoger entre varias tecnologías disponibles en el mercado: TRAVAN, SLR, DAT, VXA, AIT, DLT, LTO, ... Todas ellas poseen características que las hacen apropiadas para realizar un backup fiable. Habrá que tener en cuenta la capacidad y velocidad necesarias. Como dato de referencia, se puede considerar que un backup de todos los datos realizado en el espacio de dos horas es una medida que cubre las necesidades de la gran mayoría de usuarios.
    No piense únicamente en sus necesidades presentes; debe considerar además del aumento de información y ampliación del disco duro, la evolución propia de la empresa con vista a nuevas incorporaciones, etc.
  • Medio de almacenamiento
    El almacenamiento de datos requiere el uso de cintas de gran fiabilidad y duración. Deben poder ser utilizadas repetidamente y las que han sido guardadas deben estar en buen estado cuando su uso sea necesario.
    Las cintas deben ser tratadas con cuidado. Los datos que contienen tienen un valor que supera cientos de veces el coste de la cinta.
  • Cinta limpiadora
    La cinta limpiadora puede prevenir el daño causado por la acumulación de polvo y suciedad en los cabezales o en la superficie de la cinta.
  • Software
    Los sistemas operativos incluyen una aplicación básica de backup, pero, para obtener una mayor flexibilidad, se recomienda usar una solución de software de backup específica que aporte características avanzadas.
  • Configuración del sistema de backup
    Realizar una correcta planificación y posterior seguimiento del backup, tanto en el servidor como los clientes, es la piedra angular de todo el sistema y lo que garantizará el objetivo final: el aseguramiento de sus datos.

Las alternativas
En cuanto a las tecnologías disponibles, la oferta del mercado es muy amplia, con un gran abanico de velocidades de grabación y capacidades (se indican en gigabytes máximos con almacenamiento normal y comprimido). Como ya hemos indicado únicamente recogemos aquí algunas de las opciones que consideramos más apropiadas para los sistemas que típicamente nos encontramos en las PyMES.

  • DAT/DDS
    Sistema ideal para realizar el backup de los servidores de red y para las estaciones de trabajo. Ofrece un bajo coste de propiedad, conexión 'plug-and-play', excelente seguridad e importantes características de gestión. Esta tecnología es conocida como 4 mm, debido a la anchura de la cinta que utiliza.
    Existen distintas versiones que permiten distintas capacidades: DDS2 (4/8), DDS3 (12/24), DDS4 (20/40) y DDS5 (36/72)
  • DLT
    La tecnología DLT, Digital Linear Tape, está dirigida al mercado que requiere grandes velocidades de transferencia y altas capacidades de almacenamiento.
    Emplea un método de grabación lineal. Cada pista de datos recorre todo el largo de la cinta. Cuando se alcanza el final de la misma, los cabezales vuelven a reposicionarse para grabar un nuevo conjunto de datos, y la cinta graba de nuevo, esta vez, en dirección opuesta.
    El cartucho DLT sólo dispone de una rueda, la segunda se encuentra en el lector. La conexión es sólida y segura entre las ruedas, sin que la cinta tenga que viajar entre dos ruedas ancladas por separado.
    Excelentes prestaciones, fiabilidad y compatibilidad. Fácil de conectar, con avanzadas características de gestión e integridad de la información.
    Algunas versiones: DLT8000 (40/80), DLT VS160 (80/160), Super DLT (110/220)
  • AIT
    AIT (Advanced Intelligent Tape) es una nueva tecnología de backup en cinta inteligente. Incorpora entre sus prestaciones un nuevo formato de grabación, la compresión ALDC, el sistema MIC (Memory in Cassette) y el uso de la cinta AME, de metal evaporado. El AIT es un formato de 8 mm, con grandes capacidades y un alto nivel de transferencia.
    El AIT se posiciona como "la evolución del DDS", con tres generaciones ya en el mercado: AIT-1 (35/91), AIT-2 (50/130) y AIT-3 (100/260).
    Un hecho diferenciador del AIT, frente a otros sistemas de backup convencionales, lo constituyen sus distintas aplicaciones como el almacenamiento y recuperación de datos, la obtención de datos en tiempo real, su uso en imagen/multimedia, además de otras aplicaciones de gestión de almacenamiento.

Preguntas frecuentes
A la hora de analizar la adopción de un mecanismo de respaldo de información, o incluso en el uso del mismo, hay una serie de preguntas que se nos pueden plantear. Hemos elegido algunas de las más frecuentes para contribuir en lo posible a su mayor información:

  • ¿Cuál es la duración de los datos grabados en cinta?
    Tests en condiciones reales demuestran que las cintas almacenadas durante más de 10 años en un entorno de oficina normal (60ºF/20ºC) con un 50% de humedad (no condensada) pueden ser usadas con seguridad para recuperar datos.
    En simulaciones se ha demostrado que la vida de la cinta puede sobrepasar los 20 años si se conserva en condiciones adecuadas.
  • ¿Con qué frecuencia debo realizar la operación de limpieza?
    Las operaciones de limpieza y el uso de cintas limpiadoras es fundamental. Aunque algunos productos tienen prestaciones que incluyen un sistema de auto-limpieza, recomendamos realizar operaciones de limpieza después de usar una cinta nueva y después de realizar backups intensivos. El proceso de limpieza dura segundos o minutos, según la tecnología, y es un proceso automático una vez insertada la cinta en el dispositivo.
  • ¿Por qué no llego a la capacidad que anuncia mi unidad con compresión? El fabricante da la capacidad de cada dispositivo en nativo y en compresión. El tamaño en compresión depende de muchos factores y es posible que no se llegue a la capacidad máxima ya que algunos archivos como el texto plano son fácilmente comprimibles pero otros ficheros como ejecutables, imágenes, video o sonido tienen un ratio de compresión más pequeño. Es posible que, en el peor de los casos, la compresión sea mínima y apenas se sobrepase la capacidad nativa de la unidad.
  • Se realizan de forma automática y autónoma. El responsable de las copias de seguridad debe limitarse su acción diaria a cambiar el medio (cinta) que se utiliza, sin tener que ejecutar programas, seleccionar datos ni tareas similares. Aún con una acción diaria tan simple habrá que prever un sustituto para las épocas de vacaciones, bajas inesperadas u otro tipo de ausencias.
  • ¿Por qué no funciona la compresión en mi unidad IDE con Microsoft Backup?
    La utilidad de Copia de seguridad de Windows únicamente permite la compresión de datos por hardware. Las unidades IDE no tienen esta capacidad y por lo tanto la compresión se debe hacer por software a través de un software específico de copia.
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Boletín Informativo: Abril 2004 - TE INTERESA

Nuevo Régimen Simplificado de Contabilidad

El Real Decreto 296/2004, de 20 de febrero ha introducido un nuevo régimen simplificado de contabilidad para aquellas empresas de menor tamaño que cumplan unos ciertos límites. El objetivo es rebajar las exigencias en la presentación de cuentas a los empresarios menos familiarizados con las prácticas contables, en consonancia con las directrices comunitarias.

Los beneficiarios de estas rebajas serán aquellas empresas que, estando obligadas a llevar contabilidad conforme al Código de Comercio cumplan, o hayan cumplido, durante dos períodos fiscales seguidos al menos 2 de las siguientes circunstancias:

  • Que el total de las partidas del activo no supere un millón de euros.
  • Que el importe neto de su cifra de negocios anual sea inferior a dos millones de euros.
  • Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no supere los 10.

En esos casos, la empresa estará facultada a llevar sus cuentas mediante un libro diario simplificado que consiste en un modelo multicolumnar, similar a una hoja de cálculo, en el que para cada elemento patrimonial o cuenta se abre una columna. En él, por la simple suma de cada columna, se permite obtener, con la periodicidad que se desee, el mayor, el balance y la cuenta de resultados así como efectuar las liquidaciones periódicas de los impuestos indirectos y de las retenciones a cuenta.
Además, anualmente presentarán un balance y cuenta de pérdidas y ganancias simplificados, en los que no tienen cabida conceptos que no poseen empresas de reducida dimensión.
Los modelos pueden ser consultados en el anuncio del Real Decreto.

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Boletín Informativo: Abril 2004 - TE INTERESA

Publicidad local con Google

Google, el buscador más empleado de la Red, está adaptando su herramienta "AdWords", con la que coloca publicidad relacionada con la información que busca el navegante, para mejorar aún más el resultado potencial de dichos contactos publicitarios, al adaptarlos en función de la localización geográfica de quién realiza la consulta.

El sistema "AdWords" permite a los anunciantes asociar su anuncio con una palabra clave, y resulta tremendamente efectivo, hasta el punto de que sus anuncios son consultados un 15 % de las ocasiones, un índice infinitamente mayor que los colocados en otros lugares de la Red. Además no es una publicidad molesta, pues es sólo una posibilidad más que se le ofrece a quien está buscando algo relacionado con lo que se ofrece.
Mediante la tecnología de "geo-targeting", que permite localizar geográficamente a los usuarios mediante la dirección IP con la que se conectan, y permitiendo a los mismos definir aún más su posición para hacer sus búsquedas más efectivas, se introducen en un mercado de posibles anunciantes mucho más amplio que el que hasta ahora tenían. Aquellos negocios que sólo puedan atender a clientes en un área geográfica reducida tienen ahora la posibilidad de anunciarse en este medio tan visitado.
Este tipo de publicidad supuso para Google 495 de los 825 millones de euros que se baraja que ingresarón en total en 2003. Con estos resultados, el recorrido empresarial demostrado en tan solo 5 años, y la envergadura y potencial de la Compañía, no es de extrañar que su anunciada salida a Bolsa, con una oferta pública de 2.700 millones de dólares sea altamente codiciada.

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Boletín Informativo: Abril 2004 - TE INTERESA

Todos los rincones de Ávila tendrán banda ancha por PLC

La conexión a Internet mediante la red eléctrica es una opción que parece cada vez más real. Sobre todo en aquellos sitios donde otro tipo de conexión es menos factible.

Por un acuerdo con la Diputación Provincial de Ávila, Iberdrola se encargará de llevar banda ancha a Internet a todas las localidades de la geografía abulense. Se aprovecha el tendido eléctrico que ya posee la compañía para que viaje la información, con lo que se abarata evidentemente los costes de puesta en marcha del servicio en los medios rurales.

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